임원변경 등기 절차 및 서류

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회사의 임원은 이사와 감사가 있으며 임원의 취임 · 해임 · 중임 및 사임시에는 임원변경등기(주식회사변경등기)를 통해 법인등기부등본에 꼭 기재해야 합니다. 일정 기간내에 등기하지 않을 경우 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.

그럼 임원변경 절차와 공증 및 등기에 필요한 서류에 대해 알아보겠습니다.


1. 임원변경 절차

취임등기

취임등기는 임원을 새로 선임하는 경우에 하는 등기입니다. 이사 · 감사는 주주총회의 결의로, 대표이사는 정관에 별도 규정이 없으면 이사회 결의로 선임합니다. 자본금 10억 미만의 이사가 1인 또는 2인 이하의 소규모 회사인 경우는 이사회가 없으므로 주주총회의 결의로 대표이사를 선임합니다.

이사의 임기, 연장할 수 있나요?

이사의 임기는 상법상 3년 이내이며, 정관으로 ‘그 임기중의 최종의 결산기에 관한 정기주주총회의 종결에 이르기까지’ 연장할 수 있습니다. 다만, 이렇게 임기를 연장할 수 있도록 한 이유는 임기 중에 최종 결산을 책임있게 처리하기 위한 것이므로 최종 결산기 이전에 임기가 만료하는 경우에는 임기를 연장할 수 없습니다. 임기가 만료되면 2주 이내 중임 또는 퇴임등기를 진행해야 합니다.

취임과 중임, 임기 계산법이 다르다?

같은 3년이내라도 취임과 중임을 계산하는 방법에 약간의 차이가 있습니다. 취임의 경우에는 첫 날을 제외하는 반면, 중임시에는 첫 날을 포함합니다. 취임일이 2019년 4월 1일인 경우, 첫 날을 제외하므로 2022년 4월 1일 24시에 임기가 만료되는 반면 재선임으로 인해 2019년 4월 1일에 중임했다면 첫 날을 포함하기 때문에 2022년 3월 31일 24시에 임기가 만료됩니다.

감사의 임기는 어떻게 되나요?

한편, 감사의 임기는 상법에 따라 취임 후 3년내의 최종의 결산기에 관한 정기총회의 종결시까지입니다. 예를 들어 B기업의 朴 감사가 3년의 임기로 2015년 1월에 취임했다면 朴 감사의 임기는 2018년 3월 정기주주총회일까지인 것입니다. 감사의 임기는 상법에 구체적으로 기간이 명시되어 있으므로 정관으로 단축하거나 연장할 수 없습니다. 감사 역시 임기가 만료되면 중임 또는 퇴임등기를 진행하여야 합니다.

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퇴임등기

퇴임은 임기가 만료되어 그 직에서 물러나는 것인데, 사임, 해임, 사망 등과 같은 이유로 그만두는 경우에도 퇴임등기를 하게됩니다.

중임등기

중임은 이전 임원의 임기가 만료되거나 또는 임기만료 전에 재선임되어 퇴임일과 취임일에 시간적 간격이 없는 경우를 말합니다. 이런 경우에는 등기부 상에 퇴임 · 취임등기가 따로 기재되지 않고 중임등기로만 기재됩니다.

한편, 중임일은 임기만료일의 다음날입니다. 간혹 중임일을 임기만료일과 동일 날짜로 알고 있는 경우가 있는데 이는 잘못된 것입니다. 대법원 등기예규에도 관련 내용이 명시되어 있습니다.

상업등기선례 제2-32호, 이사 임기만료일 및 중임일

정관에 이사의 임기를 3년으로 정한 경우 2006년 7월 30일에 설립등기를 한 회사의 임기만료일은 2009년 7월 30일이며, 이사가 임기만료 직전의 주주총회에서 다시 이사로 선임되고 그 임기만료 전에 취임을 승낙한 경우에는 임기만료일의 다음날인 2009년 7월 31일이 중임일이 된다. (2009.9.9 사법등기심의관-2031 질의회답)


다만, 임원의 퇴임 후 이사의 원수(元數)에 결원이 발생할 경우에는 퇴임하더라도 후임 임원이 선임되기전까지 임원으로서 권리의무가 계속됩니다. 따라서 퇴임 등기는 신임 임원의 취임등기와 동시에 진행되어야 가능합니다.

👉 참고 : 상법 제312조, 제382조, 제383조, 제386조, 제635조, 제409조, 제410조, 등기예규 제187호


2. 임원변경 등기 기한

임원 변경등기는 대표이사가 신청합니다. 본점 소재지 관할 등기소에서 2주이내, 지점 소재지에서는 3주 내에 등기를 신청하여야 합니다.

2주의 기준이 되는 기산점은, 취임 · 중임의 경우 주주총회 또는 이사회의 선임결의와 임원의 취임승낙 중 늦은 때이며 사임의 경우에는 사임의 효력이 발생한 날이 기준이 됩니다. 사임의 효력은 사임을 원하는 임원이 대표이사에게 사임 의사를 표시한 날 발생합니다.

그렇다면 대표이사는 누구에게 사임 의사를 피력할까요? 대표이사는 정관에 별도 규정이 없는 한 이사회에서 선임하므로 대표이사를 선임한 이사회에 사임 의사를 피력합니다. 만약 이사가 1명이어서 이사회도 없다면 주주총회에 사임 의사를 밝힐 수 있습니다.

또 한 가지 더! 임원 변경 등기기한인 2주의 기준이 되는 기산점은 명확합니다만 취임 · 사임일 등 당일을 포함해서 2주일까요, 아니면 그 다음 날부터 계산해서 2주이내 등기를 해야하는 것일까요? 정답은 “다음 날부터”입니다. 따라서 5월 5일에 취임했다면 5월 19일이 아닌, 5월 20일까지 취임등기를 완료하면 됩니다.

그런데! 5월 5일이 어린이날, 즉 공휴일인데 2주(14일)에 포함할까요? 네. 포함됩니다. 14일이라는 기간은 휴일, 평일 구분없이 무조건 14일인 것이죠. 때문에 추석, 설날연휴 등 장기간 연휴가 포함되더라도 14일이내 등기를 완료하여야 과태료로부터 자유로울 수 있습니다.

◾ 임원 임기의 기산점(요약)
– 취임 · 중임 : 주주총회 또는 이사회의 선임결의와 임원의 취임승낙 중 늦은 때
▪ 단, 임기 계산시 취임은 첫 날을 포함하지 않고 중임은 첫 날을 포함
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– 사임 : 임원의 사임 의사표시가 대표이사에게 도달한 때

한편, 임원의 취임에 있어 주주총회의 선임 결의가 있다고 해서 곧바로 임원의 지위를 취득하는 것은 아닙니다. 대표이사의 청약과 임원선임자의 승낙으로 회사와의 임용계약이 체결된 후에 임원의 지위를 취득하고 회사와 위임관계가 성립하는 것이며, 취임등기까지 마쳐야 임원의 지위에 대해 완전한 효력을 갖게 됩니다.

👉 참고 : 상법 제317조

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3. 임원변경 등기 필요서류

임원변경 등기를 위해서는 등기에 앞서 주주총회 및 이사회 결의의 절차와 내용의 적법성을 확인하기 위해 주주총회의사록 또는 이사회의사록에 대한 공증을 먼저 진행해야 합니다. 이사 · 감사의 취임 · 중임 · 해임시에는 주주총회 의사록을, 대표이사 취임 · 중임 등 변경시에는 이사회 의사록을 공증받아야 합니다.

이사 · 감사의 취임 · 중임 · 해임 : 주주총회의사록
대표이사 취임 · 중임 · 해임 : 이사회의사록
▪단, 정관에 따라 주주총회에서 선임한 경우에는 주주총회 의사록 필요
임원이 임기만료로 퇴임하거나 스스로 사임하는 경우에는 의사록 공증 불필요

의사록 공증시

  • 주주총회 또는 이사회 소집통지서 1부
  • 주주총회의사록 또는 이사회의사록 원본 2부
    – 1부는 공증사무실에 보관하고 1부는 등기소에 제출
    – 의사록이 2장 이상일 경우 의사록 작성자의 도장으로 간인
    – 주주총회 : 의장과 출석 이사가 기명날인 또는 서명(주주 날인 불필요)
    – 이사회 : 출석 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명
    – 대표이사 날인시 : 개인자격으로 날인하는 것이므로 개인인감 사용
  • 대표이사 확인서 1부
    – “확인인”난에 법인명, 대표자 이름, 법인주소 기재, 법인인감 날인
  • 대리인 진술서 1부
    – “진술인”난에 대리인 이름, 주소 기재, 대리인 도장 날인
  • 주주명부 1부(이사회 의사록 공증시 불필요)
    – 회의참석 · 의결찬성여부 및 인증촉탁 여부 등을 표시
  • 법인등기부등본 1부(말소사항 포함, 3개월이내 발급)
  • 정관 사본 1부
    – 원본대조필 및 법인인감 날인 필요
    – 법인인감으로 정관 앞뒷장 사이에 간인
  • 공증 위임장
  • 주주총회 참석자 전원 및 참석 이사의 개인인감증명서
    – 개인인감 날인(대표이사 포함)
  • 법인인감증명서(3개월이내 발급)

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임원변경 등기시

공통 첨부서류

  • 주식회사변경등기신청서(법인인감 날인)
  • 등록면허세 영수필 확인서
  • 등기신청수수료 납부영수증

취임등기시

  • 공증받은 주주총회(이사회) 의사록
  • 공증받은 정관 사본(대표이사를 주주총회에서 선출한 경우에만 해당)
  • 취임승낙서(개인인감 날인)
  • 개인인감증명서
  • 주민등록등(초)본
  • 인감신고서(대표이사 취임시)

중임등기시

  • 공증받은 주주총회(이사회) 의사록
  • 중임승낙서(개인인감 날인)
  • 개인인감증명서
  • 주민등록(초)본

사임등기시

  • 사임서
  • 개인인감증명서

퇴임등기시

  • 정관사본

해임등기시

  • 공증받은 주주총회(이사회) 의사록

한편, 대표이사가 직접 등기신청할 경우에는 신분증과 법인인감도장을 가져가면 되고 직원이 대리방문할 때에는 ▲ 법인인감도장 ▲ 법인인감도장이 날인된 위임장 ▲ 재직증명서 ▲ 신분증을 지참해야 합니다.

소규모 회사의 공증 · 등기

상법(제383조)에 따라 주식회사의 이사는 3명 이상이어야 하나, 자본금 10억 미만의 소규모 회사는 이사를 1명 또는 2명으로 할 수 있고 감사를 두지 않아도 됩니다. 이를 ‘소규모 회사 특례’라고 하는데 이사가 2명 이하일 때는 이사회(이사 3명 이상 가능)가 없으므로 이사회의 역할을 주주총회가 대신합니다.

소규모 회사는 주주 전원의 동의하에 주주총회 소집절차를 생략하고 주주총회를 개최할 수 있습니다. 소집절차를 생략하지 않고 소집기간만을 단축할 경우에는 마찬가지로 주주 전원의 동의가 있는 ‘주주총회 기간단축동의서’를 받아야 합니다.

소집절차 없이 주주총회를 개최한 때에는 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음(상법 제363조)할 수 있습니다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 보는 것입니다.

사안에 따라 대표이사가 단독으로 의사 결정을 할 수도 있는데, 주주총회에서 결정한다면 ‘주주서면결의서’로, 대표이사가 결정한다면 ‘이사결정서’로 대신합니다.

다만, 서면결의로 주주총회를 갈음하더라도 주주총회 의사록을 작성하여 본점 및 지점에 비치해야 하며 임원변경 등기 신청시에도 주주총회 의사록 공증을 받은 후 첨부해야 합니다.

요약하자면 소규모 회사의 임원변경 등기시 필요서류는 다음과 같습니다.

  • 공증받은 주주총회의사록
  • 주주서면 결의서(서면결의한 경우)
  • 주주명부
  • 주주 전원 인감증명서

👉 참고 : 상법 제363조, 제383조, 제386조, 제635조, 제410조
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